Kemahiran Komunikasi — Nota & Kuiz (STPM Semester 2, Bab 3) Summary & Study Notes

📣 Proses Komunikasi

Proses komunikasi melibatkan beberapa unsur penting yang memastikan mesej dihantar dan difahami dengan betul. Unsur utama ialah Penghantar, Enkod, Saluran, Dekod, Penerima dan Maklum Balas. Setiap unsur perlu berfungsi dengan baik untuk komunikasi yang berkesan.

🧭 Halangan Komunikasi

Terdapat beberapa jenis halangan komunikasi yang boleh mengganggu penghantaran mesej: Halangan Fizikal (bunyi, jarak), Halangan Psikologikal (emosi, prasangka), Halangan Sosiologikal (status, peranan sosial) dan Halangan Semantik (makna perkataan/terma yang berbeza).

🔄 Bentuk & Jenis Komunikasi

Bentuk komunikasi merujuk hala tuju aliran maklumat seperti Komunikasi Menegak, Komunikasi Mendatar dan Komunikasi Melintang.

Jenis komunikasi pula dibahagikan kepada:

• Komunikasi Lisan (PPUM): termasuk Perbincangan, Pembentangan, Ucapan, dan Mesyuarat — sesuai untuk interaksi langsung dan pertukaran idea.
• Komunikasi Bukan Lisan (VBB): melibatkan Visual, Bertulis, dan Bahasa Badan, yang menyokong atau menggantikan mesej lisan.

🖥️ Media Komunikasi

Pelbagai media digunakan untuk menyampaikan maklumat: Bersemuka, Telefon, Internet, Intranet, Memorandum, Surat-menyurat, Laporan, Buletin dan E-mel. Pemilihan media bergantung kepada sifat mesej, kepentingan, dan keterdesakan.

👂 Proses & Kaedah Mendengar

Proses mendengar secara sistematik melibatkan: Menerima, Memahami, Mengingati, Menilai, dan Memberi Tindak Balas. Untuk mendengar secara berkesan, gunakan kaedah seperti empati & objektif, kritikal & tidak menghakimi, serta mendalam berbanding cetek.

✅ Teknik Mendengar Secara Aktif

Teknik utama mendengar aktif termasuk mengulang maksud pembicara, meluahkan kefahaman terhadap perasaan pembicara, dan menanya soalan. Mendengar aktif membantu membuat keputusan yang lebih tepat, menyelesaikan masalah dan meningkatkan pemahaman.

🤝 Prinsip & Elemen Perundingan

Prinsip perundingan yang penting ialah: tumpuan kepada minat bukan kedudukan, asingkan manusia daripada masalah, jana pelbagai pilihan, dan guna kriteria yang objektif & boleh terima. Elemen yang mempengaruhi perundingan termasuk maklumat, masa, kuasa, etika, budaya, pelaku/personality dan aspek sosial.

📊 Tahap Perundingan

Perundingan boleh berlaku pada pelbagai tahap: Intrapersonal, Interpersonal, Intrajabatan, Interjabatan, Nasional, Dua Hala, Serantau, Pelbagai Hala, dan Antarabangsa/Global.

🧠 Strategi & Taktik Perundingan (TNGORAL)

Beberapa taktik yang biasa dipakai dalam perundingan ialah Trial Balloon, Nibbling, Good Guy/Bad Guy, Outrageous, Red Herring, Apparent Withdrawal, dan Limited Authority. Penggunaan taktik perlu etika dan kesedaran terhadap hubungan jangka panjang.

💻 Peranan ICT dalam Pengurusan Perniagaan

ICT menyokong fungsi perniagaan utama seperti pengeluaran, pemasaran, kewangan, dan pengurusan sumber manusia. Teknologi mempercepat proses, meningkatkan ketepatan data dan memudahkan keputusan berasaskan maklumat.

🌐 Cara Internet Meluaskan Peluang Perniagaan

Internet membuka peluang melalui e-dagang, e-pemasaran, e-perolehan, dan e-rekrut, membolehkan capaian pasaran lebih luas, operasi yang lebih cekap dan kos transaksi yang lebih rendah.

🏢 Kegunaan Intranet Dalam Organisasi

Intranet membantu perkongsian maklumat/komunikasi dalaman yang lebih baik, menjimatkan masa, meningkatkan produktiviti, perkongsian sumber, dan mengurangkan penggunaan kertas. Ia sesuai untuk kolaborasi dalaman dan penyimpanan dokumen organisasi.

✍️ Tips untuk Praktis

Sentiasa pilih media yang sesuai untuk mesej; latih kemahiran mendengar aktif (ulangan maksud, refleksi perasaan, soal balas); dan dalam perundingan, fokuskan kepada kepentingan bersama serta gunakan kriteria objektif untuk menyelesaikan konflik.